Privacy statement

H&G Personeel en Organisatie draagt de bescherming van informatie en de privacy van opdrachtgevers en deelnemers hoog in het vaandel. Een uiterst zorgvuldige omgang met hun (persoons)gegevens is dan ook vanzelfsprekend. H&G handelt conform de wettelijk vastgestelde regels in de AVG, de nieuwe Europese privacywetgeving die per 25 mei 2018 van kracht is en de op specifieke diensten van toepassing zijnde beroepsethische codes van het NIP.
Dit houdt in de H&G Personeel en Organisatie:

  • Opdrachtgevers en deelnemers helder informeert omtrent hoe en voor welke doeleinden (persoons)gegevens worden verwerkt.
  • Persoonsgegevens alleen voor overeengekomen doeleinden verwerkt en de verwerking baseert op één van de in de AVG genoemde grondslagen.
  • Organisatorische en technische maatregelen heeft getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal, beschadiging of onrechtmatige verwerking.
  • U informeert over uw rechten m.b.t. verwerkte of te verwerken persoonsgegevens.
  • Niet meer gegevens verwerkt en gegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk is.

H&G Personeel en Organisatie volgt ter bescherming van door opdrachtgevers en deelnemers toevertrouwde informatie en persoonsgegevens de noodzakelijke procedures die zijn vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

H&G informatiebeveiligingsbeleid

Verzameling en verwerking van (persoons)gegevens

H&G verzamelt, verwerkt en bewaart t.b.v. haar dienstverlening (persoons)gegevens, met als doel om:

  • met opdrachtgevers en deelnemers te kunnen communiceren;
  • met opdrachtgevers en deelnemers overeengekomen diensten (zoals assessments) te kunnen uitvoeren.
Overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens:

– Voor- en achternaam, geslacht en geboortedatum;
– Opleidingsniveau;
– Telefoonnummer en email adres;
– Onderzoeksresultaten;
– NAW gegevens, BSN en bank- en salarisgegevens van medewerkers;

Bewaartermijn persoonsgegevens

H&G Personeel en Organisatie bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

  • Voor CV’s geldt dat deze onmiddellijk na afronding van het assessment worden vernietigd.
  • Voor assessment dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal 2 jaar. Het betreft hier digitale dossiers. Fysieke documenten en aantekeningen op papier worden onmiddellijk na afronding van het assessment vernietigd.
  • Documenten in de portal voor deelnemers inclusief het gebruikersaccount van de betreffende deelnemer worden 14 dagen na vrijgave van de rapportage verwijderd. Dit houdt in dat de rapportage vanaf dat moment ook niet meer beschikbaar is in de portal voor opdrachtgevers.
  • Voor personeelsgegevens geldt de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na uitdiensttreding voor gegevens uit de salarisadministratie. Alle overige gegevens worden onmiddellijk na uitdiensttreding verwijderd.
Delen van persoonsgegevens met derden

H&G Personeel en Organisatie verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u en de opdrachtgever of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. H&G Personeel en Organisatie is eindverantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies

H&G Personeel en Organisatie gebruikt verschillende soorten cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Door deze website worden zowel functionele als analytische cookies geplaatst. Ook worden tracking cookies geplaatst indien hier toestemming voor wordt gegeven. De functionele cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van deze website en deze verzamelen geen privacygevoelige gegevens. De analytische cookies worden gebruikt voor het opstellen van gebruiker statistieken door Google Analytics (third-party) en maken geen inbreuk op uw privacy doordat wij Google hebben gevraagd de verzamelde gegevens geanonimiseerd op te slaan (wij gaan ervan uit dat Google dit verzoek respecteert). De tracking cookies worden geplaatst door Google Maps indien u hier expliciet toestemming voor geeft (en zouden gebruikt kunnen worden voor marketing doeleinden door Google). Meer informatie omtrent de door H&G gebruikte cookies vindt u op de pagina cookie voorkeuren op onze website.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft tevens recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar secretariaat@hgweert.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

H&G Personeel en Organisatie neemt de bescherming van uw gegevens serieus en heeft de volgende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan:

  • Alle PC’s op kantoor en de persoonlijke laptops zijn beveiligd met een wachtwoord om deze op te starten. Deze wachtwoorden worden regelmatig vernieuwd.
  • Om bij privacygevoelige informatie te komen op de H&G website moeten alle gebruikers (medewerkers, klanten, deelnemers) inloggen met een unieke gebruikersnaam en wachtwoord.
  • De beveiliging van de website van H&G wordt bewaakt en up-to-date gehouden door de webbeheerder.
  • H&G werkt met een portal op de website voor opdrachtgevers en een portal voor deelnemers. Elke gebruiker krijgt een unieke gebruikersnaam met wachtwoord. Het wachtwoord kan door de gebruiker zelf gewijzigd worden. Door in te loggen op het persoonlijk account heeft de gebruiker toegang tot alleen die gegevens waarvoor de betreffende gebruiker geautoriseerd is.
  • Regelmatig vindt een update van gebruikers plaats waarbij niet meer actuele accounts worden verwijderd.
  • Deelnemers worden vooraf en tijdens hun deelname aan een H&G-dienst uitvoerig geïnformeerd over de procedure die H&G volgt t.a.v. de omgang met persoonsgegevens, rapportages, rechten (b.v. recht van inzage en verwijdering), vrijgave, bewaartermijn en overige relevante zaken.
  • Voor het beschikbaar stellen van het CV wordt aan deelnemers expliciet toestemming gevraagd in de uitnodigingsmail. Door het insturen van het CV verklaart deelnemer zich akkoord met het gebruik ervan door H&G voor specifiek het huidige assessment/dienst.
  • Deelnemer bepaalt zelf of en op welk moment zijn/haar assessment rapportage voor opdrachtgever vrijgegeven wordt door op de daarvoor bestemde button te klikken in zijn/haar portal op de website. De rapportage komt daardoor beschikbaar voor alleen daartoe geautoriseerde personen binnen de organisatie van opdrachtgever.
  • Medewerkers van H&G zijn contractueel gebonden aan geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie. Alleen daartoe bevoegde medewerkers hebben toegang tot informatie en zij zijn geïnstrueerd over de wijze hoe met deze vertrouwelijke informatie om te gaan.
  • H&G verkoopt nooit (persoons)gegevens door aan derden
  • Er zijn verwerkersovereenkomsten opgesteld met alle partijen die voor H&G persoonsgegevens verwerken.
  • Personeelsdossiers van H&G medewerkers worden in een afgesloten bureaublok bewaard.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secretariaat@hgweert.nl of 0495-545447. H&G Personeel en Organisatie wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Opdrachtgevers